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Nous allons vous expliquer à travers cet article notre conception de l’organisation d’un événement. Avec ces quelques lignes, notre souhait est de vous transmettre des informations liées à leur mise en place et en rapport avec les objectifs que vous vous êtes fixés au début du projet.

1° Quel type d’événement selon vos objectifs et vos buts ?

Les événements peuvent être de plusieurs types et chacun d’entre eux ont des spécificités différentes. Bien évidemment, il faut savoir à qui vous voulez vous adresser : collaborateurs internes, prospect, client, institutionnel…ensuite quel message vous souhaitez communiquer et pour quel but.

Pour les collaborateurs, il s’agit d’événement interne et les objectifs sont souvent liés à la présentation des résultats de l’entreprise, à la concertation sur un sujet bien précis sous forme de groupe de travail – team-building, à la cohésion d’équipe, au management… Le but recherché est, principalement, d’impliquer les collaborateurs dans la vie de l’entreprise et/ou de les faire adhérer à un projet commun.

Dans d’autres cas, des événements seront organisés avec un message bien précis : objectifs atteints, fêter un événement (date anniversaire de l’entreprise, fin d’anné, inauguration de nouveaux locaux…). Nous sommes plus sur une formule de « récompense » pour les collaborateurs.

Pour les clients et les prospects (voire les institutionnels), on parle d’événement externe que l’on peut distinguer de deux sortes : les événements « à contenu » et les événements relationnels.

Pour le premier, les événements « à contenu », le but est de faire passer un message sur une thématique bien précise (lancement d’un nouveau produit, présentation d’une nouvelle marque, en lien avec une actualité législative, économique, etc…). En termes de supports, on parle essentiellement de mise en place de salons, d’organisation de conférence-débat, de colloque…. On entre dans une relation « institutionnelle » avec les contacts présents.

Pour le second, les événements relationnels, le but est de créer, de renforcer des liens commerciaux avec vos clients & prospects pour valoriser l’image de votre entreprise, maintenir et augmenter votre chiffre d’affaires. Ces événements sont souvent des invitations à des manifestations sportives (match de rugby, de football…), culturelles (théâtre, concert…) ou encore ludiques (ateliers culinaires, dégustation de vins…). Ces manifestations permettent souvent de créer une relation de « proximité » avec vos contacts car elles sortent du contexte professionnel.

2° La planification de votre événement

Vous savez sur quel type d’événement vous partez : interne, à destination des collaborateurs ou externe à destination des clients & prospects. Vous allez devoir planifier son organisation.

Dans un premier temps, il va falloir fixer une date. En fonction de la nature de l’événement retenu, elle aura des incidences sur votre organisation. Pour les événements internes, ce sont plutôt les journées de début/fin de semaine qui sont retenus, pour les événements « à contenu », ce sont les mardi ou jeudi qui sont préconisés, idem si vous décidez de faire un événement relationnel (culturel ou ludique) un soir en semaine, ces 2 jours sont les plus adéquates. Pour un événement sportif, ils ont souvent lieu le week-end mais aucun problème si vous anticipez suffisamment à l’avance l’envoi d’invitation.

Après avoir choisi votre date, vérifiez bien si cette dernière ne tombe pas pendant une période de vacances scolaires ou une période de pont. Pour avoir une plus grande souplesse dans votre choix, n’hésitez pas à en proposer d’autres sur la même période.

En parallèle et si besoin, vous allez devoir retenir un lieu. Plusieurs critères sont à prendre en compte : le nombre de personnes présentes, la qualité du lieu, le budget alloué, la durée de l’événement, la partie réceptif (traiteur, hôtel…), la logistique transport (métro, parking, train…), etc… Bien évidemment il faudra aussi que l’espace souhaité soit disponible aux dates indiquées. A ce sujet, il vaut mieux donc en sélectionner plusieurs.

Vous avez la date et le lieu, vous allez pouvoir aussi travailler sur le planning de réalisation de l’événement. A partir d’un calendrier, fixer-vous différents points de passage avec des dead-lines (choix des invités, réalisation de la cible, envoi invitation, choix du traiteur, etc..).

Il faudra aussi prendre en compte le cadencement de votre événement. En fonction de sa durée, de son type, de ses objectifs, du nombre de contacts voulu…, vous allez devoir orchestrer son déroulé et mettre en place, selon les besoins, un fil conducteur de la manifestation. C’est un élément de base à votre organisation qui vous permettra de mieux contrôler le timing de l’événement.

Puis vous pourrez préparer votre ciblage et votre invitation (spécialement pour les événements ‘à contenu’ et ‘relationnel’). Pour le ciblage, il est essentiel pour la bonne réussite de votre manifestation. Il est donc primordial de bien le préparer en amont en sélectionnant les bons contacts et sociétés que vous souhaitez impactez.

Pour l’invitation et en fonction du type d’événement, elles peuvent être envoyées sous format papier ou par email par exemple. A l’idéal, il faut que vos invités les reçoivent environ un mois avant la date sélectionnée.

Il est fortement conseillé d’organiser votre événement, en prenant le temps. Plus vous aurez de liberté dans sa mise en place, plus vous vous éviterez des désagréments liés à son organisation. En montant votre manifestation à l’avance, vous vous gardez une sécurité pour pouvoir anticiper l’ensemble des éventuelles modifications qui apparaîtront tout au long du projet.

En conclusion, on a toujours le sentiment que monter un événement est facile et que l’on peut le réaliser en interne par ses propres moyens. Mais on oublie rapidement qu’un événement est constitué d’une multitude de petits détails qui sont, souvent, très chronophages.

Il est donc parfois plus simple et économe de sous-traiter l’organisation de votre manifestation à un prestataire spécialisé. Ce dernier managera pour vous l’ensemble du projet, du choix du lieu, date, traiteur etc.., en passant par la réalisation de l’invitation jusqu’à la coordination le jour J. Il saura, surtout, gérer l’ensemble des contraintes budgétaires indissociables à ce type de projet.

Nous espérons que cet article aura su répondre à certaines de vos interrogations. Si vous voulez avoir plus d’information, 4Belead reste à votre écoute.

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